Email, Herói ou Vilão

Email a mais revolucionária ferramenta de comunicação surgida nos últimos tempos. E diariamente quantos emails recebemos que só dificultam nossa vida.

Utilizar  e-mail com efetividade é não só otimizar a Comunicação Corporativa, mas sobretudo colaborar, de forma decisiva, para o aumento da produtividade na empresa.

Para que o e-mail se torne uma ferramenta produtiva, é preciso unir a rapidez com que a informação deve circular à necessidade de proporcionar ao leitor quantidade significativa de informações, que lhe permitam tomar decisões de forma rápida e segura.

Isso só se obtém se o texto do e-mail ajustar-se adequadamente ao perfil do leitor, atender com precisão as necessidades de informação e explorar, com inteligência e senso de oportunidade, os recursos disponibilizados pela comunicação eletrônica.

Aqui vão algumas dicas que certamente ajudarão a produzir e-mails eficientes, sem perder seu precioso tempo e da pessoa que estará lendo:

12 dicas para 2012 redigir e-mails de sucesso

1. Decida, antes de tudo, se você precisa escrever o e-mail. A comunicação por e-mail é prática e muito rápida, mas nem sempre é a solução mais adequada para certas situações. Às vezes, o contato pessoal ou um telefonema são bem mais adequados, e por isso, mais eficientes do que o e-mail.

2. Defina claramente o objetivo do texto. Não comece a escrever sem ter certeza de que ação ou ações você espera desencadear. Lembre-se: se você não sabe aonde quer chegar, não é o leitor que vai adivinhar.

3. Responda precisamente ao que foi perguntado. Na medida do possível, não deixe perguntas sem respostas. Imprecisão gera sempre trabalho dobrado, pois resposta incompleta gera novo e-mail.

4. Aja como um bom comunicador. Entre em sintonia com o leitor. Para tanto, defina:

- a linguagem a ser usada (formal ou informal, técnica ou leiga?);

- o nível adequado de formalidade (tratamento simples e direto ou cerimonioso?);

- o grau de detalhamento das informações (O que o leitor já sabe sobre o assunto? Sem essa informação, corremos o risco de sermos prolixos ou de sonegarmos informações).

5. Seja específico na redação do “Assunto”. Aproveite o título para iniciar a comunicação com o leitor. Títulos bem formulados, na maioria das vezes, dispensam o leitor de ter de ler o e-mail até o fim, ou chamam atenção para serem lidos primeiro que outros.

Evite títulos genéricos como Contrato, Pagamento, Cancelamento ou Proposta, que não orientam adequadamente o leitor.

6. Primeiro, diga o fundamental; depois, o importante; por último, o acessório.

Em vez de: " Para que possamos atender a solicitação da demanda existente dentro do prazo acordado e com qualidade é necessário que o colaborador João de Deus tenha acesso ao sistema de pagamentos tendo em vista a realização da atividade será de responsabilidade do mesmo neste semestre.

Prefira: "Solicito acesso ao colaboradores João de Deus ao sistema de pagamentos..."

Vá direto ao assunto. Se você tem que informar, informe; se você tem que solicitar, solicite; se você tem que convidar, convide.

7. Mensagens por e-mail devem ser curtas. Mensagens curtas não quer dizer necessariamente telegráficas. Em vez de escrever “De acordo”, redija um texto curto que deixe claro com o que é que você concorda. Evite mensagens formadas por uma só palavra ou por siglas. Coisas do tipo: SIM, O.K., FYI (for your information).

8. Não se deve dispensar vocativo e fechos de cortesia. Para o vocativo, use uma das seguintes formas:

Senhor Diretor,
Senhor Ricardo,
Ricardo,

Nada impede você de usar como vocativo saudações do tipo:
Bom dia, Ronaldo.
Boa tarde, Marta.
São formas de personalizar o e-mail e dar um tom mais próximo da linguagem falada. Nos fechos, use um "Atenciosamente", para situações formais, um "Muito Obrigado(a)", para situações informais ou "Um Abraço", para situações com certo grau de afetividade.

O e-mail deve conter, após o fecho, uma Assinatura, que identifique claramente quem é o remetente. Você pode usar as seguintes informações na identificação do remetente:
- Nome completo
- Cargo ou função que ocupa
- Sigla do setor
- Telefone
- Email 

9. Repassar email a terceiros. Quando for repassar um email que já passou por vários destinatários, e possui muitas páginas, normalmente o que a pessoa que emitiu está sempre no final do email, ou já se trocaram tantas informações que a solicitação já não é a mesma do início. Coloque no seu texto um breve relato do que precisa ser feito para evitar que o receptor tenha que ler todo o conteúdo.

10. Não escreva em letras maiúsculas. Redigir emails somente em letras maiúsculas não é recomendável. Palavras em maiúsculo na internet significam “gritar”.

11. Observe os destinatários. Antes de enviar email cheque se todas as pessoas que estão sendo copiadas realmente precisam desta informação ou se são responsáveis por determinado assunto. Muitos emails coorporativos são encaminhados para uma série de destinatários que Simplesmente os deletam.

12. Atenção com anexos. Colocar muitos anexos em um mesmo email, pode bloquear o recebimento. Documentos muito pesados não são encaminhados. Procure colocar um breve relato no texto do email de qual conteúdo tem no anexo. Reflita se este anexo realmente é importante.

Seguindo esses procedimentos, certamente você produzirá e-mails que atenderão plenamente às necessidades de informações do leitor.